La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
· que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
· que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CDs, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.
Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.
Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de 108 países miembro, para conformar las guías de facturación electrónica estándar a nivel mundial.
La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica.
La firma electrónica es una firma digital que se ha almacenado en un soporte hardware; mientras que la firma digital se puede almacenar tanto en soportes hardware como software. La firma electrónica reconocida tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. A pesar del uso indistinto que se suele hacer de los términos firma electrónica y firma digital, entre los profesionales del tema se hace una clara diferenciación entre estos.
Certificado digital
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Un certificado digital (también conocido como certificado de clave pública o certificado de identidad) es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad (por ejemplo: nombre, dirección y otros aspectos de identificación) y una clave pública.
Este tipo de certificados se emplea para comprobar que una clave pública pertenece a un individuo o entidad. La existencia de firmas en los certificados aseguran por parte del firmante del certificado (una autoridad de certificación, por ejemplo) que la información de identidad y la clave pública perteneciente al usuario o entidad referida en el certificado digital están vinculadas.
Un aspecto fundamental que hay que entender es que el certificado para cumplir la función de identificación y autenticación necesita del uso de la clave privada (que sólo el titular conoce). El certificado y la clave pública se consideran información no sensible que puede distribuirse perfectamente a terceros. Por tanto el certificado sin más no puede ser utilizado como medio de identificación, pero es pieza imprescindible en los protocolos usados para autenticar a las partes de una comunicación digital, al garantizar la relación entre una clave pública y una identidad.
El ejemplo por excelencia es la firma electrónica: aquí el titular tiene que utilizar su clave privada para crear una firma electrónica. A esta firma se le adjuntará el certificado. El receptor del documento que quiera comprobar la autenticidad de la identidad del firmante necesitará la clave pública que acompaña al certificado para que a través de una serie de operaciones criptográfica se comprueba que es la pareja de la clave privada utilizada en la firma. Es esta operación de asociación al dato secreto del firmante lo que hará la función de comprobar su identidad.
Si bien existen variados formatos para certificados digitales, los más comúnmente empleados se rigen por el estándar UIT-T X.509. El certificado debe contener al menos lo siguiente:
· La identidad del propietario del certificado (identidad a certificar),
· La clave pública asociada a esa identidad,
· La identidad de la entidad que expide y firma el certificado,
· El algoritmo criptográfico usado para firmar el certificado.
Los dos primeros apartados son el contenido fundamental del certificado (identidad y clave pública asociada), en tanto que los otros dos son datos imprescindibles para poder validar el certificado.
Esta información se firma de forma digital por la autoridad emisora del certificado. De esa forma, el receptor puede verificar que esta última ha establecido realmente la asociación.
Los sistemas de cifrado de clave pública o sistemas de cifrado asimétricos se inventaron con el fin de evitar por completo el problema del intercambio de claves de los sistemas de cifrado simétricos. Con las claves públicas no es necesario que el remitente y el destinatario se pongan de acuerdo en la clave a emplear. Todo lo que se requiere es que, antes de iniciar la comunicación secreta, el remitente consiga una copia de la clave pública del destinatario. Es más, esa misma clave pública puede ser usada por cualquiera que desee comunicarse con su propietario. Por tanto, se necesitarán sólo n pares de claves por cada n personas que deseen comunicarse entre sí.
Un certificado digital (también conocido como certificado de clave pública o certificado de identidad) es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad (por ejemplo: nombre, dirección y otros aspectos de identificación) y una clave pública.
Este tipo de certificados se emplea para comprobar que una clave pública pertenece a un individuo o entidad. La existencia de firmas en los certificados aseguran por parte del firmante del certificado (una autoridad de certificación, por ejemplo) que la información de identidad y la clave pública perteneciente al usuario o entidad referida en el certificado digital están vinculadas.
Un aspecto fundamental que hay que entender es que el certificado para cumplir la función de identificación y autenticación necesita del uso de la clave privada (que sólo el titular conoce). El certificado y la clave pública se consideran información no sensible que puede distribuirse perfectamente a terceros. Por tanto el certificado sin más no puede ser utilizado como medio de identificación, pero es pieza imprescindible en los protocolos usados para autenticar a las partes de una comunicación digital, al garantizar la relación entre una clave pública y una identidad.
El ejemplo por excelencia es la firma electrónica: aquí el titular tiene que utilizar su clave privada para crear una firma electrónica. A esta firma se le adjuntará el certificado. El receptor del documento que quiera comprobar la autenticidad de la identidad del firmante necesitará la clave pública que acompaña al certificado para que a través de una serie de operaciones criptográfica se comprueba que es la pareja de la clave privada utilizada en la firma. Es esta operación de asociación al dato secreto del firmante lo que hará la función de comprobar su identidad.
Si bien existen variados formatos para certificados digitales, los más comúnmente empleados se rigen por el estándar UIT-T X.509. El certificado debe contener al menos lo siguiente:
· La identidad del propietario del certificado (identidad a certificar),
· La clave pública asociada a esa identidad,
· La identidad de la entidad que expide y firma el certificado,
· El algoritmo criptográfico usado para firmar el certificado.
Los dos primeros apartados son el contenido fundamental del certificado (identidad y clave pública asociada), en tanto que los otros dos son datos imprescindibles para poder validar el certificado.
Esta información se firma de forma digital por la autoridad emisora del certificado. De esa forma, el receptor puede verificar que esta última ha establecido realmente la asociación.
Personas físicas
1. Dispositivo magnético (usb o disco compacto) con el archivo de requerimiento (extensión *.req) generado con la aplicación Solcedi.
2. Formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado.
3. Copia certificada del acta de nacimiento, carta de naturalización o documento migratorio vigente.
Nota: Sólo serán aceptadas las copias certificadas del acta de nacimiento que emita el Registro Civil o las actas certificadas ante Notario Público.
Nota: Sólo serán aceptadas las copias certificadas del acta de nacimiento que emita el Registro Civil o las actas certificadas ante Notario Público.
4. Original o copia certificada de la identificación oficial (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar ó credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía y firma del titular).
Importante:
Los documentos presentados en copia certificada para la obtención del certificado de Fiel, deberán ser legibles y no presentar tachaduras ni enmendaduras, de lo contrario no serán recibidos para efectos de dicho trámite.
En caso de que el acta de nacimiento, carta de naturalización o documento migratorio vigente se encuentre empastado, engargolado o engrapado se recomienda traer fotocopias legibles del documento con la finalidad de agilizar el trámite.
Para mayor información consulte el ( 4,521 kB) archivo que contiene los pasos a seguir para generar la llave privada (extensión KEY) y el archivo de requerimiento (extensión REQ).
Datos personales recabados durante el trámite:
Con la finalidad de garantizar el vínculo que debe existir entre un certificado digital y su titular, al acudir a tramitar su Fiel, es necesario que en el sistema de registro se ingresen sus siguientes datos personales:
· Fotografía de frente,
· Captura del Iris,
· Huellas dactilares,
· Firma autógrafa, y
· Documentos requeridos, según sea el caso (persona física o moral).
Los datos personales antes citados serán incorporados y protegidos en los sistemas del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con los Lineamientos de Protección de Datos Personales y con las diversas disposiciones fiscales y legales sobre la confidencialidad y protección de datos, a fin de ejercer las facultades conferidas a la autoridad fiscal.
Personas morales
1. El representante legal deberá contar con el certificado de Firma Electrónica Avanzada "Fiel" vigente, como persona física.
2. Llevar el día de su cita lo siguiente:
· Dispositivo magnético (usb o disco compacto) con el archivo de requerimiento (extensión *.req) generado con la aplicación Solcedi.
· Formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja y firmado con tinta azul. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado.
· Copia certificada de los siguientes documentos:
Poder general del representante legal para actos de dominio o de administración.
Acta constitutiva de la persona moral solicitante.
Poder general del representante legal para actos de dominio o de administración.
Acta constitutiva de la persona moral solicitante.
· Original o copia certificada de Identificación oficial del representante legal de la persona moral solicitante (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar ó credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía y firma del titular).